«Вы можете не изменяться, выживание не является обязанностью», – Эдвард Деминг.
Управление изменениями – одна из наиболее популярных тем для обучения среди лидеров из любых отраслей, по словам Павла Алферова, профессора бизнес-практики Московской школы управления СКОЛКОВО. Павел рассказал, как Change Management помогает лидерам юридической функции оставаться эффективными в турбулентные времена.
Рис.1
Исследование Monthly Global Economic Policy Uncertaintly Index, приведенное на рисунке 1, отражает уровень ежемесячной неопределенности, измеренной с конца 90-х годов прошлого столетия. Примерно до 2008 года уровень турбулентности был равен ста условным единицам, после экономического кризиса повысился, и далее, судя по графику, он лишь возрастает вплоть до сегодняшнего дня. Сегодня он в три раза выше, чем десять лет назад, и это явление смело можно назвать мегатрендом. Существует мнение, что мы стоим на пороге мирового кризиса, когда показатели турбулентности взлетят до куда более высоких значений.Насколько хорошо юридические функции справляются с турбулентностью
Рис.2
Согласно отчету о показателях зрелости юридических функций Ассоциации корпоративных консультантов и Wolters Kluwer Legal and Regulatory, представленному на рисунке 2, именно с управлением изменениями юридические службы справляются хуже, нежели с другими бизнес-процессами.В ходе исследования были проанализированы данные 316 юридических отделов, размер которых варьируется от одного сотрудника до нескольких сотен сотрудников, в 29 странах и 24 отраслях. В отчете определены и оценены 15 функций юридических отделов и 92 подфункции в каждом отделе, а также проведён их перекрестный анализ по отраслям, размеру, странам и другим категориям.
Юристы консервативны, что в условиях современной турбулентности является причиной отставания, а Change Management – это подход, который позволяет не отставать.
Change Management, как дисциплина, находится в процессе формирования, но уже сейчас распространением ее принципов занимаются такие крупные компании, как Prosci. Все исследования и разрабатываемые методологии в Prosci строятся не на экспертной оценке, а на опросах и анкетировании реального бизнеса. Раз в несколько лет компания опрашивает несколько тысяч организаций, таким образом, практики Procsi являются одними из надежнейших в области управления изменениями.
Что такое управление изменениями
Согласно определению Prosci, Сhange Management – это структурированный процесс и набор инструментов, используемый для воздействия на человеческие способности к изменениям с целью достижения нужного результата. Проще говоря, все люди, за небольшим исключением, сопротивляются изменениям. Change Management помогает синхронизировать движение навстречу переменам сотрудников и руководства.
На рисунке 3 представлены результаты опроса Prosci – по оси Х располагаются ответы респондентов на вопрос «насколько высок уровень управления изменениями в вашей компании», а по оси Y – на вопрос «какой процент целей достигается в вашей компании». На графике видно, что чем хуже уровень управления изменениями, тем менее результативен бизнес, и, напротив, усиление этой функции позволяет повысить результативность в 6 раз.
Пентабазис. 5+1 базовых вопросов изменения
Рис.4
Если вы хотите произвести изменения, вам необходимо ответить на пять (плюс один) ключевых вопросов – они представлены на рисунке 4. Приведем пример: внедрение автоматизированной системы кейс-менеджмента для юридической службы или отдельной юридической фирмы.
Первый вопрос, на который предстоит ответить - «зачем нам ИТ-система, если у нас и так все работает?». Если на этот вопрос нет однозначного убедительного ответа, люди будут сопротивляться изменениям.
Второй вопрос – «что получит компания на выходе?», как будет выглядеть желаемый результат. Это про цели и видение будущего – что изменится в работе компании после внедрения?
Ответ на третий вопрос представляет собой перечень шагов или этапов, которые нужно будет пройти, чтобы достичь желаемого. Сформировать требования, провести анализ рынка, выбрать систему и подрядчика по внедрению, провести настройку и внедрение и т.д.
Четвертый вопрос – кто будет принимать решения и производить необходимые изменения, производить работы.
Пятый вопрос – какими ресурсами нужно обеспечить тех, кто будет проводить изменения.
Бонусный вопрос, на который предстоит ответить при проведении изменения, это контекст – условия, в которых будут происходить изменения (ограничения, готовность организации, риски, возможности - «нам нужно внедрить систему до 1 декабря/начала учебного года и потратить не более 5 млн.руб., не допустив сбоя существующих процессов).
После отработки Пентабазиса можно приступать к планированию жизненного цикла вашего изменения.
Жизненный цикл изменений
Любое изменение проходит через стандартный жизненный цикл: его необходимо обосновать, подготовить, провести и закрепить.
Рис.5
Любое изменение вызывает отторжение, поэтому последний этап может длиться несколько месяцев, вплоть до того момента, когда мы убеждаемся, что изменения приняли необратимый характер.
Существует большое количество точек зрения на то, как именно должны выглядеть этапы жизненного цикла изменений, всего признано 48 подобных моделей.
Подробно управление изменениями для юридических функций рассмотрено в следующих статьях:
https://www.clio.com/resources/change-management/ https://corpgov.law.harvard.edu/2023/02/12/change-management-for-the-legal-function/ https://www.linkedin.com/pulse/change-management-in-house-legal-context-part-i-/
Сегодня актуальная на мировом уровне тема управления изменениями стоит на повестке дня и у российских бизнес-лидеров. На рисунке 6 представлены результаты исследования, которые так же показывают, что юристы и юридические функции хуже других респондентов справляются с турбулентностью VUCA-мира. А, значит, такой инструмент, как Change Management, стоит не только изучить, но и опробовать на практике.
Рис. 6